Candidats et employés de FÉRIQUE

• Si vous choisissez de nous fournir vos renseignements personnels après avoir pris connaissance de cette politique, nous supposons que vous consentez à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels comme indiqué dans celle-ci.
• Si nous voulons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à une fin qui ne vous a pas été indiquée dans cette politique ou qui n’est pas autrement autorisée par la loi, nous vous demanderons un nouveau consentement.

Cette politique s’applique aux renseignements personnels des employés et des candidats qui sont sous le contrôle de FÉRIQUE.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Nos prestataires de services nous offrent des services pour, notamment :

Vous pouvez à tout moment :

• Retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels.
• Demander d’accéder ou de rectifier vos renseignements personnels

POUR EN SAVOIR PLUS…

Gestion FÉRIQUE et Services d’investissement FÉRIQUE (ensemble « FÉRIQUE »), accordent une grande importance à votre vie privée et s'engage à protéger vos renseignements personnels. 

Cette politique vous concerne. Elle décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous postulez à un emploi chez nous et lorsque vous êtes embauché et tout au cours de votre. Elle explique comment vous pouvez exercer vos droits à l’égard de vos renseignements personnels, par exemple pour accéder à vos renseignements personnels, les rectifier ou retirer votre consentement.

Cette politique s’applique aux renseignements personnels des employés et des candidats qui sont sous le contrôle de FÉRIQUE.

« Lois sur la vie privée applicables » désigne les lois, règlements, recommandations ou avis applicables aux questions de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que toute autre loi, règlement, recommandation ou avis qui remplace, complète, modifie, étend, remet en vigueur ou codifie les lois sur la vie privée applicables.

« Candidat » désigne tout individu qui postule à un emploi au sein de FÉRIQUE ou lui fournit des renseignements personnels à cette fin.

« Renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne un individu et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, tel qu’un nom, un numéro d’employé, un numéro d’assurance sociale (NAS) ou un identifiant de traçage en ligne comme une adresse IP.

Pour faciliter le processus d’embauche : Cela comprend :

• La vérification des références fournies par un candidat
• La vérification des antécédents
• Les évaluations préalables à l’emploi qui sont raisonnablement nécessaires pour effectuer le travail
• Les entretiens avec les candidats potentiels à un emploi
• Avec votre consentement, pour vous recontacter avec d’autres offres d’emploi qui pourraient vous intéresser 

Pour communiquer avec vous : Cela comprend :

• Faciliter la communication avec les employés et les candidats
• Pour les employés, faciliter la communication avec les membres de la famille en cas d’urgence médicale ou de toute autre situation qui peut survenir et nécessiter de contacter les membres de la famille

Pour gérer les avantages liés à votre emploi : Cela comprend :

• Déterminer la rémunération
• Communiquer avec des tiers, notamment les prestataires de services en matière de paie ou d’avantages sociaux, les assureurs, les comptables, les avocats et divers services gouvernementaux, comme l’exige la loi
• Administrer les régimes d’avantages sociaux

Pour faire des statistiques et analyses : Cela comprend :

• Recueillir des données démographiques sur les employés et candidats afin d’assurer le succès des divers programmes et stratégies d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI).
• Pour les employés, évaluer votre productivité et votre rendement aux fins des évaluations et l’ajustement de votre traitement

Pour la sécurité de nos infrastructures : Cela comprend :

• Utiliser divers systèmes de surveillance à des fins de sécurité, y compris la présence des employés, des candidats et d’autres personnes dans nos locaux
• Utiliser des systèmes d’accès par carte pour enregistrer de l’information sur vos entrées et sorties et sur votre temps de travail
• Accéder aux images des caméras de surveillance de l’édifice, à certaines conditions.

Pour protéger votre santé et votre sécurité : Cela comprend :

• Surveiller et faire la promotion de la sécurité et de la santé des employés, ce qui comprend :
• administrer des prestations d’invalidité
• prendre des décisions relatives à l’obligation d’adaptation, de la détermination du maintien de l’emploi ou de la capacité à retourner au travail en toute sécurité, ou de la détermination des risques sur le lieu de travail.

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement ou comme le permet ou l’exige la loi. La façon dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire de quelle manière) dépend entre autres des circonstances.

Forme

• Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels après avoir pris connaissance de cette politique, nous supposons que vous consentez à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels dans la mesure qui y est indiquée.
• Autrement, votre consentement peut vous être demandé de façon expresse ou implicite, selon les circonstances et la sensibilité des renseignements personnels en question.
   

Source

• En général, nous vous demanderons votre consentement au moment de la collecte de vos renseignements personnels
• Si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à une fin qui ne vous a pas été indiquée au moment de la collecte ou qui n’est pas prévue par la loi, nous vous demanderons un nouveau consentement
• Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne (ex. contact d’urgence), vous êtes responsable d’obtenir son consentement.
• Nous pourrions recueillir vos renseignements personnels auprès de tiers (ex. renseignements obtenus des personnes références, antécédents criminels).

Nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivants :

Renseignements d’identité

• Nom
• Adresse postale et électronique
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Sexe
• Numéro d’assurance sociale (NAS)

Intégration 

• Curriculum vitae et références
• Résultats de la vérification des antécédents
• Informations bancaires (pour le versement des salaires)
• Statut de résident, de citoyen ou existence d’un permis de travail
• Nom et date de naissance du conjoint et/ou des personnes à charge (le cas échéant)
• Avec votre accord, votre appartenance à une minorité visible ou ethnique, votre identification à une situation de handicap ou votre identification à un groupe autochtone
• Photographie pour le dossier employé ou lors d’évènements corporatifs
• Contact en cas d’urgence
• Renseignements médicaux 

Administration de l’emploi

• Qualifications et compétences
• Évaluation du rendement
• Dossier disciplinaire
• Tout renseignement personnel contenu dans un document juridique relatif à votre emploi
• Tout renseignement personnel contenu dans un document médical
• Permis de conduire (s’il est nécessaire de conduire pour l’emploi ou comme pièce d’identité pour une vérification des antécédents)

Surveillance et sécurité

• Géolocalisation des appareils fournis par l’employeur (par exemple, cellulaire, ordinateur, cartes d’accès)
• Historique de navigation, de recherche, ou information sur votre interaction avec un site web ou une application à l’aide du matériel informatique fourni par l’employeur
• Sur demande, images et son captés par les caméras de surveillance de l’édifice
• Pour certains postes, enregistrement des appels ou rencontres
• Pour vous contacter en cas d’urgence lors de situations affectant la continuité des affaires
• Enregistrement de certaines rencontres virtuelles à l’aide de nos outils internes  

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers, par exemple nos prestataires de services, pour les fins mentionnées dans le tableau ci-dessous. Nous nous efforcerons de protéger les renseignements personnels communiqués en prenant des mesures pour garantir que les règles énoncées dans cette politique de confidentialité sont respectées.

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour exécuter des services en notre nom. Les catégories de prestataires de services ayant accès à ou traitant vos renseignements personnels comprennent les prestataires engagés pour :

• L’hébergement du site internet;
• Les logiciels de ressources humaines;
• La gestion des caméras de sécurité et de l’accès aux bâtiments;
• La gestion des régimes d’assurances et de mutuelles;
• La gestion de la paie et du temps;
• L’assistance informatique;
• Gérer et administrer vos comptes de placements FÉRIQUE;
• Effectuer des mandats de recrutement de personnel.

Nous n’utiliserons, ne communiquerons ou ne conserverons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels ces renseignements personnels ont été recueillis et selon ce que la loi permet ou exige, sauf si la loi, une ordonnance ou un litige nous oblige à les conserver plus longtemps.

Si vous êtes embauché, nous conservons généralement vos renseignements personnels dans votre dossier pour la durée de votre emploi plus sept ans, à moins que la loi ne nous oblige à les conserver plus longtemps. 

Si vous n’êtes pas embauché, nous conservons généralement vos renseignements personnels pendant trois ans après que la décision ait été prise, à moins que la loi ne nous oblige à les conserver plus longtemps. De même, si vous nous autorisez à vous recontacter pour des offres d’emploi subséquentes, nous conserverons vos renseignements personnels pendant trois ans. Ceux-ci ne seront utilisés qu’à cette fin.

Nous conservons les renseignements personnels de nos employés et des candidats à un emploi sur nos serveurs au Québec (Canada). Cela dit, vos renseignements peuvent être détenus et utilisés à l’extérieur du Québec, puisque tous nos fournisseurs ne sont pas situés au Québec. Si vos renseignements se trouvent en dehors du Québec, nous nous assurerons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate, par exemple (et si nécessaire) en réalisant une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Nous pouvons vous demander de fournir une preuve d’identité avant de répondre à votre demande. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin.

Vous avez plusieurs droits relativement à vos renseignements personnels, notamment :

Droit d’accès et de rectification : 

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie. 

Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez exiger qu’il soit rectifié.

Droit de retirer son consentement :

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels recueillis.

Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que nous ne serons plus en mesure de traiter votre candidature ou de maintenir le lien d’emploi.

Pour connaitre tous vos droits, communiquez avec nous ou consultez le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite, accompagnée d’une preuve d’identité, à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la section Comment nous joindre?. 

Nous mettons en place des procédures et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels. 

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section Comment nous joindre?.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels évaluera de manière indépendante les allégations de violation de cette politique en examinant les pratiques et les procédures et déterminera si des mesures correctives de suivi sont nécessaires, y compris des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Vous pouvez adresser toute demande, question, plainte ou commentaire concernant la présente politique à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes.
Adresse courriel : vieprivee@ferique.com

Adresse postale : 
1010 rue de la Gauchetière ouest, bureau 1400
Montréal, Québec H3B 2N2

La politique est en vigueur à la date de mise à jour qui figure en bas de la page. 

Nous nous réservons le droit de la modifier de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications à cette politique, elles prennent effet immédiatement lorsque l’avis des modifications vous est rendu disponible sur notre intranet.

Dernière mise à jour : 22 septembre 2023